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La planification est au c艙ur de chaque projet de construction, mais trop souvent, le planning g茅n茅ral ne refl猫te pas la r茅alit茅 sur le chantier. En tant que gestionnaire de projet, il est extr锚mement important que vous donniez vie 脿 votre planning de projet en transf茅rant toute la communication et la collaboration de l鈥櫭﹒uipe vers un environnement dynamique en temps r茅el.

En savoir plus:聽Pourquoi vous ne pouvez pas g茅rer des projets de construction complexes avec WhatsApp et Excel

De cette fa莽on, le planning est mis 脿 jour sur la base des donn茅es directement issues du chantier et vous n鈥檃vez plus besoin de contacter les intervenants par t茅l茅phone, par e-mail ou par SMS. Il s鈥檃git de la premi猫re 茅tape pour vous assurer de mani猫re syst茅matique que votre 茅quipe contribue au planning, que vous soyez sur le chantier ou non.

Et ce n鈥檈st pas tout ! Le fait de permettre 脿 toutes les parties prenantes de travailler sur le m锚me programme comporte plusieurs avantages : le travail de tous les intervenants est synchronis茅, ils peuvent tenir plus facilement leurs engagements et peuvent 茅galement s鈥檃pproprier la r茅solution des contraintes qui pourraient se pr茅senter.

Vous r茅instaurez ainsi la tranquillit茅 d鈥檈sprit au sein de vos projets, prot茅gez vos marges et 茅vitez les r茅clamations commerciales.

Cependant, pour rassembler tous les membres de votre 茅quipe autour d鈥檜ne version partag茅e et en temps r茅el du programme, vous devez disposer des bons outils. De nombreux gestionnaires de projet ont tendance 脿 s鈥檃ppuyer sur WhatsApp, Messenger, les messages texte ou m锚me les e-mails et les feuilles de calcul Excel pour communiquer l鈥檃vancement et partager les mises 脿 jour.

Le probl猫me est que ces outils ne sont pas con莽us pour les 茅quipes de construction et, par cons茅quent, ne sont pas en mesure d鈥檈nvoyer un lien vers des t芒ches individuelles du planning. De sorte que vous devez souvent passer des heures 脿 essayer de comprendre le contexte des mises 脿 jour re莽ues et leurs cons茅quences sur le planning.

Le r茅sultat ? D茅calage des 茅tapes du projet, visibilit茅 limit茅e de ce qui se passe sur le chantier et interruption des activit茅s du chantier faute de signalement suffisamment rapide des probl猫mes.

3 conseils pour placer la planification au centre de vos projets

Quels que soient la taille, le budget ou le planning d鈥檜n projet, une chose est toujours certaine : Tout commence par une culture forte de la planification. Et c鈥檈st seulement ainsi que les diff茅rentes parties prenantes du projet resteront synchronis茅es 脿 tout moment afin que les t芒ches 脿 valeur ajout茅e puissent se d茅rouler et se cl么turer selon les engagements pris chaque semaine.

C鈥檈st ce qui fait la diff茅rence entre une bonne 茅quipe de construction et une tr猫s bonne 茅quipe de construction.

Pour vous aider 脿 adopter la m锚me approche proactive en mati猫re de planification de vos projets, nous vous pr茅sentons ci-dessous trois secrets cl茅s que vous devez toujours garder 脿 l鈥檈sprit :

1. Mettez votre programme 脿 disposition de tous

En tant que gestionnaire de projet, vous devez toujours consid茅rer le planning comme le pouls de votre projet. L鈥檜ne de vos principales responsabilit茅s est de maintenir le rythme de votre projet 脿 un niveau r茅gulier. C鈥檈st un peu comme une course 脿 pied. Si vous voulez r茅ussir, vous devez trouver le bon 茅quilibre, et ne pas aller trop vite ou trop lentement.

Pour y parvenir dans les projets comportant de nombreux processus r茅p茅titifs (h么pitaux, travaux routiers, immeubles d鈥檃ppartements), vous devez diviser votre programme en petites t芒ches g茅rables qui ajoutent constamment de la valeur.

Vous serez ainsi en mesure de planifier vos prochaines 茅tapes avec pr茅cision, de garder un meilleur contr么le sur votre projet et d鈥櫭﹙iter les retards. Si vous planifiez vos t芒ches en nombre de jours, tout retard qui pourrait appara卯tre se traduira tr猫s probablement aussi par un retard de quelques jours.

Ainsi, plut么t que d鈥檈ssayer de planifier l鈥檈nsemble du projet du d茅but 脿 la fin, il est pr茅f茅rable de d茅velopper des programmes sur 3 脿 6 semaines et de les relier au planning g茅n茅ral. Vous disposerez ainsi d鈥檜ne plus grande flexibilit茅 quant aux prochaines grandes 茅tapes, et vos 茅quipes pourront plus facilement s鈥檃ligner sur celles-ci.

Mais voici le vrai d茅fi : De nombreux gestionnaires de projet se retrouvent rapidement perdus dans un oc茅an d鈥檌nformations d茅connect茅es les unes des autres parce qu鈥檌ls n鈥檜tilisent pas les bons outils pour relier leurs diff茅rents plannings.

Ils disposent d鈥檜n planning g茅n茅ral sur papier, de programmes d茅taill茅s fig茅s dans MS Project, les nombreuses mises 脿 jour provenant du chantier leur parviennent via WhatsApp et Messenger, leurs rapports Excel ne sont plus 脿 jour, et leurs approbations de documents sont perdues dans les innombrables flux d鈥檈-mails.

En travaillant avec toutes ces applications, il est impossible de suivre ce qui se passe sur le terrain. C鈥檈st pourquoi vous devez transf茅rer toutes les donn茅es et toute la communication relatives au projet vers le cloud, comme vous l鈥檃vez d茅j脿 fait avec vos documents il y a une dizaine d鈥檃nn茅es.

Si vous connectez vos 茅quipes autour d鈥檜ne version live, centralis茅e du programme, vous connectez 茅galement vos donn茅es et vos flux de travail. Ce sont des 茅l茅ments cl茅s pour 茅tablir la confiance entre vos 茅quipes, devenir plus proactifs dans la r茅solution, ou mieux encore, dans la pr茅vention des 茅v茅nements impr茅vus et, de mani猫re g茅n茅rale, mieux construire.

2. Obtenez une visibilit茅 et une clart茅 de l鈥檃vancement r茅el de votre projet

Imaginez un groupe de scientifiques aux yeux band茅s qui inspectent un 茅l茅phant pour la premi猫re fois. Ils n鈥檈n ont jamais vu de leur vie, ils essaient alors de comprendre 脿 quoi cela ressemble juste en le touchant. Le probl猫me, c鈥檈st que chaque scientifique a les yeux band茅s et inspecte l鈥櫭﹍茅phant 脿 un endroit pr茅cis sans pouvoir 茅changer de donn茅es et communiquer ses d茅couvertes aux autres.

Les scientifiques commencent alors 脿 锚tre en d茅saccord car chacun d鈥檈ux obtient une image diff茅rente et en m锚me temps d茅form茅e de ce 脿 quoi ressemble un 茅l茅phant. Celui qui inspecte sa queue pense qu鈥檜n 茅l茅phant est comme un serpent, celui qui touche sa patte croit que l鈥櫭﹍茅phant est comme un arbre et le troisi猫me qui inspecte ses oreilles pense qu鈥檌l ressemble 脿 un 茅ventail. 脌 moins d鈥檃voir acc猫s 脿 l鈥檈nsemble du tableau et de cesser de travailler en vase clos, ils ne seront jamais en mesure de proposer une version fiable et pr茅cise de la v茅rit茅.

Cette situation vous est-elle famili猫re ? C鈥檈st exactement ce que l鈥檕n ressent lorsqu鈥檕n travaille sur un planning de construction qui n鈥檈st pas partag茅 dans un environnement collaboratif en temps r茅el. Le programme reste verrouill茅 dans MS Project ou Excel, il est donc impossible pour les gestionnaires de projet et les contrema卯tres de s鈥檃ligner sur le reste de leur 茅quipe. Personne ne peut 锚tre s没r que la version du planning qu鈥檌ls ont entre les mains refl猫te la r茅alit茅. Ils sont simplement frustr茅s d鈥檈nvoyer des e-mails dans les deux sens pour essayer de comprendre o霉 ils en sont. Comme des scientifiques aux yeux band茅s qui inspectent un 茅l茅phant. Pendant ce temps, le gestionnaire de projet et le chef de chantier sont d茅bord茅s par la collecte de plusieurs documents et de mises 脿 jour de diff茅rentes sources pour mettre 脿 jour leur planning. Cependant, m锚me apr猫s avoir pass茅 40 % de leur journ茅e 脿 cela, ils ne peuvent toujours pas 锚tre absolument s没rs que les t芒ches qu鈥檌ls ont prioris茅es apportent de la valeur ou que les promesses qu鈥檌ls ont entendues de l鈥櫭﹒uipe concernant la cl么ture d鈥檜ne activit茅 sont fiables.

C鈥檈st pourquoi il est si important de d茅placer les informations de votre projet vers le cloud. Cela vous aidera 脿 茅tablir des liens et 脿 maintenir tous les membres de l鈥櫭﹒uipe sur la m锚me longueur d鈥檕nde.

Mais vous avez tort de croire que vous pouvez vous fier 脿 des outils comme WhatsApp, Excel et MS Project pour cela. Aussi bonnes qu鈥檈lles soient, ces solutions ne sont pas con莽ues pour la communication d鈥櫭﹒uipe dans la construction.

Au lieu de cela, vous voudrez peut-锚tre suivre l鈥檈xemple de Raul Hernandez, VP Business Development chez l鈥檈ntrepreneur du secteur r茅sidentiel Grupo Provivienda, qui a r茅ussi 脿 r茅duire le temps de construction d鈥檜ne maison de 310 jours 脿 60 jours en :

• 聽 聽 transf茅rant son planning vers le cloud (ce qu鈥檌l avait d茅j脿 fait avec ses dessins).
• 聽 聽 cessant d鈥檈nvoyer des e-mails pour valider la derni猫re version du programme.
• 聽 聽 rempla莽ant MS Project et Excel, car ces outils n鈥櫭﹖aient pas adapt茅s 脿 l鈥檜sage pr茅vu.

En outre, les membres de son 茅quipe travaillent d茅sormais sur le m锚me programme et de mani猫re enti猫rement synchronis茅e, il est donc devenu plus facile pour eux de tenir leurs engagements et de s鈥檃pproprier la r茅solution des contraintes qui pourraient se pr茅senter. Raul est enfin certain que des flux de travail fiables sont mis en place et que tout le monde travaille 脿 partir de la m锚me version du planning.

芦 Auparavant, 310 jours 茅taient n茅cessaires pour construire une maison. Notamment en raison des temps d鈥檃rr锚t entre les activit茅s. D茅sormais, la m锚me maison se construit en 60 jours. Ce qui a tout chang茅, c鈥檈st le fait de connecter les 茅quipes via un programme en temps r茅el. Si votre programme n鈥檈st pas mis 脿 jour fr茅quemment, les probl猫mes sur le chantier s鈥檃ggravent parce qu鈥檌ls n鈥檕nt pas 茅t茅 communiqu茅s rapidement 脿 la bonne personne. 禄 explique Raul.

3. Assurez-vous que votre 茅quipe contribue au planning que vous soyez sur place ou non

脌 quelle fr茅quence consultez-vous votre smartphone pendant la journ茅e pour envoyer un message, prendre une photo ou simplement parcourir l鈥檃ctualit茅 ? Un utilisateur moyen de smartphone le fait deux fois par heure. Pourquoi, d猫s lors, les personnes sur le chantier opposent-elles tant de r茅sistance lorsqu鈥檌l leur est sugg茅r茅 d鈥檃pporter des smartphones sur le terrain pour le contr么le et le rapport du calendrier d鈥檃vancement ?

Les personnes sur le chantier doivent pouvoir prendre leur t茅l茅phone et contribuer 脿 des mises 脿 jour en temps r茅el dans un emplacement partag茅 sur le cloud o霉 toutes les parties prenantes peuvent facilement r茅pondre, ajouter leurs commentaires ou prendre des mesures pour pr茅venir ou surmonter une contrainte.

En mati猫re de planification, c鈥檈st le but m锚me de la connectivit茅 dans la construction. Il s鈥檃git de relier le chantier et les personnes et d鈥檃ssocier la r茅alit茅 et le virtuel. En d鈥檃utres termes, il s鈥檃git de rassembler les mises 脿 jour sur le terrain et les photos prises sur place avec les rapports d鈥檃vancement dans un seul endroit accessible 脿 toutes les parties concern茅es. Par la suite, ce lieu central sera utilis茅 pour partager l鈥檃vancement, signaler les probl猫mes et r茅agir aux goulots d鈥櫭﹖ranglement en temps opportun.

C鈥檈st quelque chose que les intervenants visionnaires du secteur, comme VolkerFitzpatrick que nous avons mentionn茅 plus t么t, font d茅j脿 activement :

芦 Notre programme est mis 脿 jour au niveau du chantier. Cela signifie que le superviseur op茅rationnel nous fournit les informations depuis le chantier. On re莽oit des photos et on obtient des mises 脿 jour. Cela permet de responsabiliser l鈥櫭﹒uipe et nous donne une visibilit茅 sur l鈥檈nsemble de l鈥櫭﹒uipe du chantier, 禄 souligne Matt Ghinn de VolkerFitzpatrick.

En fin de compte, il s鈥檃git d鈥檃voir un regard sur le chantier 脿 tout moment sans n茅cessairement y 锚tre physiquement. De cette fa莽on, vous pouvez rester en contact permanent avec vos 茅quipes et soutenir la livraison d鈥檃ctivit茅s 脿 valeur ajout茅e pour assurer la r茅ussite de votre projet.

Synchronisez vos 茅quipes autour des diff茅rentes 茅tapes 脿 tout moment !

脌 pr茅sent, vous devriez avoir une compr茅hension claire de ce que vous devez faire pour donner vie 脿 votre planning et pr茅server les marges de vos projets r茅currents. Si vous souhaitez passer 脿 l鈥櫭﹖ape suivante et d茅couvrir quels outils peuvent vous aider 脿 mettre en 艙uvre cette nouvelle approche de vos projets, t茅l茅chargez notre eBook gratuit ici!