果冻传媒

In een prefecte wereld, heeft u alle benodigde informatie die u nodig heeft alvorens u een meeting bijwoont op het werk. U heeft al uw meetingsmaterialen beschikbaar vooraleer u de vergaderzaal betreedt, met alles netjes geordend en toegankelijk zodra de meeting begint. In een perfecte wereld, gaat dit zo voor elke deelnemer en de administratoren. Geen enkel moment wordt verspild, en niemand voelt zich verdwaald, verward of dom.
Dit zou uw perfecte wereld kunnen zijn, en is helemaal niet onmogelijk te bereiken. Tegenwoordig kan u uw meeting slimmer maken, door het gehele proces te optimaliseren middels een digitaal checklist formulier. Stroomlijn uw tijd, documenten en processen voor, tijdens en na uw meetings. Bereid uw meetings beter voor, organiseer meer ge茂nformeerde meetings en verkrijg goedgeorganiseerde meeting resultaten.
Hier beneden is een voorbeel van een traditionele, verkregen van de. Deze checklist dient als een gids voor een administrator van een meeting (maar de meeste vragen kunnen ook gebruikt worden als een gids voor de meeting deelnemers). Laten we eens kijken naar de inhoud en evalueren hoe een digitale checklist uw meeting naar een hoger niveau kan tillen.

Meeting Flowchart Checklist

Stap 1: Bereid u voor op de meeting van tevoren

• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik besloten welke resultaten ik verwacht/nodig heb van de meeting?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik ge茂dentificeerd welke soort meeting nodig is?
• 聽聽聽聽聽聽聽Informatie delen?
• 听听听听听听听顿别尘辞苍蝉迟谤补迟颈别/颈苍蝉迟谤耻肠迟颈别?
• 听听听听听听听础蹿谤别补驳别谤别苍/办濒补驳别苍?
• 聽聽聽聽聽聽聽Problemen oplossen?
• 听听听听听听听翱苍诲别谤丑补苍诲别濒别苍?
• 听听听听听听听颁辞枚谤诲颈苍补迟颈别?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik een agenda voorbereid?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik een takenlijst gemaakt?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik prioriteiten opgesteld over wat ik moet doen en halen?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik een aanwezigheidslijst gemaakt?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik een tijd en plaats gekozen?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik mensen tijdig genotificeerd over het doel, het tijdstip, de locatie en de duur van de meeting?

Stap 2: Controleer de agenda tijdens de meeting

• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik de benodigde voorbereidingen voor de meeting verricht:
• 聽聽聽聽聽聽聽Audiovisueel, etc. (presentatie, markeerstiften, plakband, etc.)?
• 听听听听听听听贬补苍诲-辞耻迟蝉?
• 聽聽聽聽聽聽聽Introducties, indien nodig?
• 听听听听听听听笔补耻锄别蝉/惫别谤蝉苍补辫别谤颈苍驳别苍?
• 听听听听听听听翱惫别谤颈驳?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik het doel van de meeting goed belicht?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik een agenda gemaakt en nagekeken?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik iemand toegewezen om notulen te maken?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik de agenda onder controle gedurende de meeting?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik het gesprek samengevat en de voornaamste punten en afspraken duidelijk genoteerd?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik een duidelijk begrip en goedkeuring over mijn eerder gedeelde doel van de meeting?

Stap 3: Acties en afspraken opnemen en documenteren

• 聽聽聽聽聽聽聽Zijn alle belangrijke beslissingen opgenomen die gemaakt zijn tijdens de meeting?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik de notulen van de meeting herbekeken om te verzekeren dat ze compleet en betrouwbaar zijn.
• 聽聽聽聽聽聽聽Laten de notulen blijken wie er verantwoordelijk is voor het uitvoeren van elke beslissing, en voor wanneer?
• 聽聽聽聽聽聽聽Werden de notulen geconverteerd naar 鈥淎cties te ondernemen鈥� en tot een digitaal bestand verwerkt?
• 聽聽聽聽聽聽聽Zijn de notulen doorgestuurd naar alle betrokken personen (deelnemers en andere stakeholders?)

Stap 4: Opvolgende acties te ondernemen

• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik de te ondernemen acties goed gedelegeerd?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik mijn eigen verplichtingen en actiestappen op mijn kalender of 鈥榯o do鈥� lijst genoteerd?
• 聽聽聽聽聽聽聽Heb ik mijn baas ge茂nformeerd over de meeting en de behaalde resultaten, oftewel persoonlijk of schriftelijk?

Alvorens een Meeting met een Digitale Checklist

Een digitale checklist oplossing geeft de organisator van een meeting een eenvoudigere administratie. Afhankelijk van de technische oplossing die de organisator gebruik, kunnen verschillende checklists gelinkt worden aan elkaar om een betere controle te hebben en de documenten, de agenda en de uiteindelijke meeting volgens een logische volgorde te laten verlopen. Bijvoorbeeld, de projectmanager kan alle meeting agenda鈥檚 en documenten uploaden en naar alle deelnemers versturen.
De deelnemers kunnen vervolgens hun opmerking plaatsen op de agenda documenten, wat een goede invloed heeft op de samenwerkende voorbereiding.
De details van de meeting kunnen gesynchroniseerd worden met uw toestel via een applicatie, waardoor zowel de deelnemers als de administrator de meeting datums kan opvragen vanuit de kalender op hun toestel.
Gerelateerd artikel: Beveilig de werkstroom van uw administratieve taken door gebruik te maken van checklists.

Uw Digitale Checklist Tijdens de Meeting

De meeting organisator kan zelf, of iemand anders, een aanwezigheidslijst laten invullen, waardoor de aanwezigheid van iedere deelnemer bevestigd kan worden via de app of software. Taken kunnen rechtstreeks ingevoerd en toegewezen worden aan een deelnemer. Deze aanwezigheidsrapporten en takenverdelingen kunnen worden bewaard in een enkele plek die eenvoudig op te halen en te doorzoeken is. Taken worden duidelijk verdeelt en zouden zonder twijfel of verwarring uitgevoerd kunnen worden. Opmerkingen en beslissingen kunnen gedurende de meeting worden toegevoegd voor aanvullende duidelijkheid en transparantie.

Na de Meeting Digitale Checklist

Opmerkingen en beslissingen kunnen omvat worden in de notulen van de meeting en kunnen gegenereerd worden tot rapporten die naar alle deelnemers of ge茂nteresseerde partijen verstuurd kunnen worden via de app of email. Aangezien de checklists bewaard worden op een enkele plaats, kan u eenvoudig zoeken door de notulen van eerdere meetings. Zo wordt het eenvoudig om vermiste informatie op te halen, of een persoon te traceren die verantwoordelijk was voor het uitvoeren van een specifieke taak.
Meetings hoeven niet langdurende en langdradig te zijn, met vage visuele presentaties die verduurt moeten worden. In plaats daarvan, kan u een logische checklist volgen die u kan helpen met het leveren van een duidelijke agenda die openstaat voor samenwerkende aanpassingen. Door gebruik te maken van technologie kan u slimmere meetings organiseren en slimmere uitkomsten garanderen.
Voor meer sjablonen van checklists die u eventueel zou kunnen gebruiken, neem een kijkje naar de ultieme gids voor constructie checklists.