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Comment réduire de plus de 20 % les retards dans les projets

« Comment nous en sortons-nous par rapport au plan ? »

C’est une question à laquelle les équipes de projet doivent répondre sur le chantier presque chaque jour. Et presque chaque fois, cette question va déclencher des discussions sans fin et une grande confusion.

La bonne nouvelle, c’est que vous n’êtes pas seul dans tout cela. De nombreux directeurs partagent vos frustrations et veulent changer leur façon de gérer leurs projets. Et ils savent aussi que la résolution rapide des problèmes critiques permet aux équipes de respecter les délais. Avec la bonne stratégie, vous avez l’opportunité d’améliorer considérablement le mode de travail de votre équipe, de réduire les retards de projet de plus de 20 % et, par conséquent, de livrer dans les délais.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des quatre étapes principales qui vous permettront de livrer selon le plan convenu. Toutes les étapes présentées font partie de notre cadre de travail ¹û¶³´«Ã½ et s’appuient sur notre expérience professionnelle avec certains des plus grands acteurs du secteur de la construction.Ìý

1. Le succès se construit grâce aux bonnes habitudes

Dans le secteur de la construction, « livrer à temps » est une habitude essentielle qui doit être développée au sein de vos équipes. Ce sont les choses essentielles qui déterminent la performance.

En ce sens, résoudre rapidement les problèmes critiques permet aux équipes de respecter les délais et de ne pas dépenser d’argent supplémentaire. Lutter contre la culture des reproches et avoir une image précise de l’avancement du projet vous permet, à vous et à votre équipe, de prendre les bonnes décisions plus rapidement.

Ce point est vital, sachant qu’un projet de construction typique de 10 millions d’euros connaît environ 600 interruptions par an. Pour ne rien arranger, résoudre ces interruptions peut prendre jusqu’à 7 jours, et 25 % d’entre elles ne trouvent jamais de réponse.

Par conséquent, à la fin de la journée, ce qui compte n’est pas qu’il y ait 1000 pépins à surmonter dans un projet, mais la rapidité avec laquelle ils sont effectivement réglés.

Chez ¹û¶³´«Ã½, nous faisons de notre mieux pour fournir aux entreprises de construction une approche cohérente à travers toute l’organisation lorsqu’il s’agit de signaler les progrès réalisés sur le chantier. En tant que directeur de projet, vous devez être en mesure de recevoir des mises à jour de multiples sources et de communiquer les décisions en temps réel. En d’autres termes, utiliser ¹û¶³´«Ã½ doit être aussi simple que de gérer un groupe WhatsApp pour votre planning de construction.Ìý

C’est ce que Matt Ghinn, Project Director chez VolkerFitzpatrick, a rapporté concernant l’utilisation de ¹û¶³´«Ã½ dans le cadre du projet de développement capacitaire de la West Anglia Main Line (WAML), au Royaume-Uni (montant : 170 M£) :

Nous ne téléphonons pas, nous n’utilisons pas de groupes WhatsApp, nous n’envoyons pas de mails. Le planning est simplement en direct, il est là et toutes les données du site sont saisies.

C’est là un retour précieux si on considère que grâce au partage d’informations en temps utile, VolkerFitzpatrick a pu connaître une augmentation d’efficacité de 20 % en moins d’une semaine sur leur projet de 170 M£.

2. Donner les moyens aux gens de prendre des décisions plus rapidement

Voici la deuxième clé d’une livraison efficace des projets complexes d’aujourd’hui. Il est important, en tant que directeur de projet, d’éviter d’être le goulot d’étranglement en permettant aux équipes sur site de prendre des décisions rapides tout en restant informé.

En particulier si vous conduisez 4 ou 5 projets simultanément comprenant jusqu’à 600 modifications différentes chacun, la situation peut vite devenir ingérable.

¹û¶³´«Ã½ peut vous aider à vous débarrasser des microdécisions en vous offrant une traçabilité complète de vos multiples projets et en facilitant la délégation de la prise de décision aux bonnes personnes. Lorsqu’un problème critique se présente, toutes les personnes impliquées dans la tâche concernée peuvent échanger des informations en temps réel et aboutir à une conclusion dans les 10 minutes.Ìý

Provivienda, un leader de la construction de maisons en série en Amérique latine, a réussi à réduire ses délais de construction de 330 jours à 60 en veillant à ce que ses équipes de projet soient en mesure de prendre toutes les décisions critiques en temps utile et de manière transparente.

« Avant ¹û¶³´«Ã½, il nous fallait 330 jours pour construire une maison, en raison des temps d’arrêt entre les activités. Désormais, la même maison se construit en 60 jours. Ce qui a tout changé, c’est un planning en direct qui nous a permis d’éviter les temps d’arrêt entre deux activités », affirme Federico Salazar, Directeur général de Grupo Provivienda.Ìý

3. Remplacer les rapports traditionnels

Chacun sait que les rapports traditionnels prennent du temps et n’ajoutent qu’une valeur limitée. Les directeurs de projet et les chefs de projet perdent en moyenne 40 % de leur temps à produire des rapports.

Le pire est que ces rapports ajoutent une valeur limitée à l’exécution des projets. La raison est simple : à peine produits, ils sont dépassés.

¹û¶³´«Ã½ vous permet de réduire significativement le temps nécessaire à l’élaboration d’un rapport, car vous pouvez le produire instantanément en 4 clics seulement. En toute simplicité, vous pouvez obtenir une liste de toutes les activités critiques, notamment des mises à jour sur l’avancement des travaux, des photos, des messages et des problèmes qui ont été signalés et/ou communiqués par les équipes, ainsi que des informations sur les endroits où des retards éventuels surviennent.

Nul besoin de rechercher les informations dans votre planning, dans Excel ou dans d’interminables fils de discussion sur messagerie électronique. Toutes les données sont rassemblées en un seul endroit en temps réel.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de remplacer vos processus traditionnels d’élaboration de rapports, nous vous encourageons à contacter notre équipe dès aujourd’hui.Ìý

4. Prenez des mesures

Une chose que vous devez toujours avoir en tête est qu’aucun membre de votre équipe n’est trop occupé pour s’améliorer. Votre rôle en tant que directeur de projet est d’avancer et de faire comprendre à vos équipes pourquoi elles doivent changer leurs habitudes. Vous devez montrer l’exemple, et apprendre aux autres comment être en mesure d’adopter un mode de travail intelligent et axé sur les données.

Cette approche novatrice vous aidera à réduire massivement les délais et à améliorer le flux de communication de votre projet au moyen d’une plateforme unique. La bonne nouvelle est que mettre en œuvre un nouvel outil numérique n’est pas forcément un processus chronophage.

L’exemple de Denis Nolan, Managing Director et fondateur de Toureen Group, est parlant. Il est parvenu à introduire ¹û¶³´«Ã½ dans son organisation et à l’intégrer à son équipe en 72 heures :

« Les tâches de projet sont désormais visibles pour toute l’équipe, les mises à jour étant disponibles immédiatement en toute transparence. Cela doit nous être bénéfique à long terme, car nous disposons désormais de données en temps réel pour prendre des décisions cruciales afin d’améliorer l’exécution des projets. »Ìý

Pareil pour Matt Ghinn et son équipe chez VolkerFitzpatrick :

« On m’a présenté la plateforme mercredi et j’ai trouvé qu’elle était formidable. Nous l’avons installée jeudi. J’ai briefé l’équipe vendredi. Nous l’avons utilisée pendant le week-end et nous avons obtenu de bons résultats. »

Étape suivante

Vous avez à présent une première idée de la façon dont les outils numériques peuvent vous aider à signaler rapidement les problèmes critiques et à réduire les retards dans vos multiples projets de construction. À l’avenir, deux options s’offrent à vous.

Soit tout faire par vous-même, ce qui est toujours possible, mais compliqué. À première vue, il peut sembler souhaitable d’espérer économiser de l’argent et de faire les choses à votre manière. Cette voie est très dangereuse quand vous n’avez pas d’expérience de la mise en œuvre de nouveaux outils numériques au sein de votre organisation.

Soit vous ne souhaitez pas prendre de risque en matière de transition numérique, et vous pouvez constater comment ¹û¶³´«Ã½ introduit une collaboration fluide entre vos équipes de projets.

Nous pouvons mettre à votre disposition le cadre adéquat pour axer vos projets sur les données. Ainsi, vous serez en mesure de veiller à ce que vos équipes partagent des mises à jour en temps réel et résolvent les problèmes instantanément avant qu’ils se répercutent sur votre planning. De cette manière, vous serez capable de livrer à temps sans dépassement de budget.