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鈥淰erl盲uft alles nach Plan?鈥�

Diese Frage m眉ssen Baustellenteams jeden Tag aufs neue beantworten und fast immer f眉hrt sie zu nicht enden wollenden Diskussionen und Missverst盲ndnissen. Es gibt leider mehr als nur einen Grund f眉r diese problematische Realit盲t.

Der Kern dieser Probleme scheint immer derselbe zu sein: Unterbrechungen, die nicht rechtzeitig an die verantwortlichen Personen kommuniziert werden. So befinden sich zwar oft alle Subunternehmer vor Ort, diese k枚nnen dann aber nicht planm盲脽ig mit ihren Arbeiten fortfahren, wodurch teure Verz枚gerungen und Budget眉berschreitungen entstehen.

Der Bauprozess ist eine zerbrechliche Kette von Aktivit盲ten und Ereignissen, die durch das kleinste Problem mit einem der einzelnen Glieder gest枚rt werden und dadurch zu einer Reihe von R眉ckschl盲gen f眉hren kann.

An dieser Stelle ist es erw盲hnenswert, dass 44% der Bauverz枚gerungen auf Unterbrechungen in der Entwicklungsphase eines Bauprojekts zur眉ckzuf眉hren sind. Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass die Verringerung von Verz枚gerungen w盲hrend der Ausf眉hrung das Hauptaugenmerk eines jeden Projektteams sein sollte, wenn es Budget眉berschreitungen vermeiden will.

Wenn wir etwas genauer hinsehen, werden wir feststellen, dass sich die vier Hauptfaktoren, die hinter diesen 44% stehen, wie folgt zusammensetzen:

• Verz枚gerungen aufgrund von Fehlern (44%)
• Verz枚gerungen aufgrund versp盲teter Antwort an RFIs (20%)
• 脛nderung der Spezifikationen (18%)
• Schlechte Wetterbedingungen und andere Faktoren (18%)

Mit anderen Worten, Nacharbeiten und R眉ckmeldungen zur korrekten Ausf眉hrung einer Aufgabe nehmen mit dem Fortschreiten des Projekts immer mehr Zeit in Anspruch. Das ist wichtig zu wissen, denn wenn Sie den Ursprung des Problems erkannt haben, kann das die Baustellenteams dem Erfolg einen Schritt n盲her bringen.

G盲ngige Probleme eines Projektleiters

Dies sind die h盲ufigsten Problemen, mit denen jeder Projektleiter, der mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet, zu k盲mpfen hat:

• Projektkomplexit盲t: Bauprojekte werden immer komplexer, da eine Vielzahl von Parametern erforderlich ist, um sicherzustellen, dass ein Projekt ohne Unterbrechungen vorankommt. Erschwerend kommt hinzu, dass die Angebote wettbewerbsf盲higer denn je sind, w盲hrend die Pufferzeit von Aufgabe zu Aufgabe erheblich verk眉rzt wird.
• St盲ndiger Strom von Eskalationen: Kunden- und Management-Herausforderungen sind Teil des t盲glichen Lebens, da Sie sich st盲ndig bem眉hen m眉ssen, Probleme in letzter Minute zu l枚sen und den Grund f眉r Projektverz枚gerungen und Budget眉berschreitungen zu finden.
• Mangelnde Standardisierung: Es gibt kein koordiniertes Vorgehen 眉ber alle Ihre Projekte hinweg, was bedeutet, dass es Ihnen an einem klaren 脺berblick 眉ber die einzelnen Projekte mangelt. Jedes Projekt ist anders und je gr枚脽er das Projekt ist, desto komplexer ist es zu kontrollieren und zu verwalten.
• Kultur der Schuldzuweisung: Es ist immer jemand anderes schuld. Die Kultur der Schuldzuweisungen zu bek盲mpfen und ein genaues Bild vom Projektfortschritt zu haben, machen es Ihnen und Ihrem Team m枚glich, die richtigen Entscheidungen zu priorisieren. In vielen F盲llen versuchen die Projektteams, die Schuld weiter unten in der Wertsch枚pfungskette zu suchen, um m枚gliche Folgen zu umgehen. So m眉ssen Sie als Projektleiter, der gegen die unendliche Welle von Unterbrechungen ank盲mpft, versuchen herauszufinden, was schief gelaufen ist und was anders gemacht werden kann.
• Z枚gerliche Annahme: Sie haben im Laufe der Zeit sicherlich schon mit verschiedenen digitalen Tools und Planungsans盲tzen experimentiert (z.B. Lean Planning). Damit diese Initiativen erfolgreich sein k枚nnen, ist die Annahme durch die Arbeiter auf der Baustelle und im B眉ro erforderlich. Andernfalls werden Ihre Teams fr眉her oder sp盲ter zu ihren alten Gewohnheiten zur眉ckkehren, was Sie Zeit und Ressourcen kostet.

Die gute Nachricht ist, dass Sie mit all dem nicht allein sind. Es gibt viele Manager, die Ihre Frustrationen teilen und die Art und Weise ihrer Projektverwaltung 盲ndern wollen. Wir alle wissen aber, dass die schnelle L枚sung kritischer Probleme der Schl眉ssel ist, um Projekte termingerecht fertigzustellen.

Unterbrechungen ohne Verz枚gerungen oder Budget眉berschreitungen melden

Inzwischen ist es offensichtlich, dass Ihr Projekt, egal wie sehr Sie sich bem眉hen und wie gut Ihr Team ist, immer noch in Gefahr ist, wenn Sie nicht den richtigen Rahmen schaffen, um Probleme direkt zu erkennen und der Spirale ineffektiver Kommunikation zu entkommen.

Auf der anderen Seite ist auch klar, dass Sie mit der richtigen Strategie die M枚glichkeit haben, die Arbeitsweise Ihres Teams drastisch zu verbessern.

Am Ende des Tages l盲uft alles auf drei Faktoren hinaus: Menschen, Prozesse und Tools. Wenn diese drei Elemente kombiniert zum Einsatz kommen, werden Sie in der Lage sein, kritische Probleme schneller zu erkennen und zu l枚sen, bevor sie zu einer Bedrohung f眉r Ihr Projekt und damit f眉r Ihr gesamtes Unternehmen werden.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Einf眉hrung in die vier Hauptschritte, die es Ihnen erm枚glichen, Unterbrechungen zu vermeiden und Ihre Projekte termingerecht fertigzustellen. Sie sind Teil unseres Rahmenplans von 果冻传媒 und basieren auf realen Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit einigen der gr枚脽ten Akteuren in der Baubranche:

1. Die Macht der Gewohnheit 眉berwinden

Bei einem durchschnittlichen 10-Millionen-Euro-Projekt wird mit etwa 600 Unterbrechungen pro Jahr gerechnet. 25% dieser Unterbrechungen bleiben meist ungel枚st und f眉r alle anderen werden sch盲tzungsweise je 7 Tage aufgewendet.

Diese Zahlen sind entt盲uschend und identifizieren das Kernproblem, mit dem die Baubranche zu k盲mpfen hat: Probleme werden nicht schnell genug gel枚st. Einer der Gr眉nde daf眉r ist, dass die Industrie immer noch auf veraltete Gewohnheiten setzt.

Die termingerechte Fertigstellung sollte zur Norm in der gesamten Branche werden, wenn wir wirklich einen Unterschied sehen wollen. So werden Sie in der Lage sein, Aktualisierungen auf der Baustelle in Echtzeit zu kommunizieren und sofort darauf zu reagieren, anstatt in veralteten Pl盲nen und endlosen E-Mail-Threads unterzugehen.

2. Schnellere Entscheidungsfindung

In vielen F盲llen muss ein Projektmanager oder Projektleiter mehrere Projekte gleichzeitig verwalten. Es versteht sich von selbst, dass jedes dieser Projekte mit zahlreichen Aktualisierungen und Informationsanfragen einhergeht.

Sie m眉ssen Ihren Baustellen- und B眉roteams die richtigen Tools zur Verf眉gung stellen, damit sie die Aufgaben, f眉r die sie verantwortlich sind, ohne Probleme selbstst盲ndig abschlie脽en k枚nnen. Denn wenn Ihr Feedback f眉r jede einzelne Aufgabe notwendig ist, kommt es schnell zu einem zeitlichen Engpass.

Eine zuverl盲ssige digitale L枚sung k枚nnte hilfreich sein, es den Projektmitarbeitern zu erleichtern, die richtigen Informationen sofort an die richtigen Personen weiterzuleiten. Einfach ausgedr眉ckt: Eine einfachere Berichterstattung f眉hrt zu schnelleren Entscheidungen.

3. 脺berarbeitete Berichterstattungsprozesse

Viele denken, dass jedes Projekt anders ist und Prozesse, die bei einem Projekt erfolgreich waren beim n盲chsten nicht funktionieren werden. Das stimmt jedoch nicht ganz. Ihre Projekte m枚gen sich zwar grundlegend unterscheiden, aber die Kommunikation von Problemen ist immer die gleiche.

Es ist kein Geheimnis, dass die herk枚mmliche Methode der Kommunikation heutzutage nicht mehr funktioniert. Denn Projektleiter verschwenden den Gro脽teil Ihrer Zeit damit, Fortschrittsberichte zu erstellen, anstatt sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.

In den meisten F盲llen bieten diese Berichte nicht einmal einen Mehrwert f眉r das Projekt, da Sie oft bereits zum Zeitpunkt der Erstellung veraltet sind. Genau aus diesem Grund ist ein datengesteuerter Berichterstattungsprozess erforderlich, bei dem alle Projektbeteiligten ihr Feedback sofort in Echtzeit kommunizieren k枚nnen.

鈥淯nser Programm wird direkt auf der Baustelle aktualisiert. Das bedeutet, dass der Supervisor uns die Informationen von der Baustelle aus zur Verf眉gung stellt. Wir bekommen also Fotos und Updates. Dadurch kann das Team mehr Eigenverantwortung 眉bernehmen und wir erhalten Transparenz f眉r das gesamten Baustellenteam,鈥� sagt Matt Ghinn, Projektleiter bei VolkerFitzpatrick, nachdem er den Berichterstattungsprozess des Unternehmens mithilfe von 果冻传媒 digitalisiert hat.

4. St盲ndig an der Implementierung arbeiten

Sie als Leiter sind f眉r mehrere Projekte und Teams verantwortlich. Sie wissen, dass eine termingerechte Lieferung mit der Einhaltung des Budgets einhergeht. Vor allem, wenn wir ber眉cksichtigen, dass eine 77%ige Korrelation zwischen Zeitverz枚gerungen und Kosten眉berschreitungen (bei europ盲ischen Projekten) besteht.

Ein neuer Ansatz f眉r die Fortschrittsberichterstattung ist daher mehr als notwendig. Es ist an der Zeit, mit der Umsetzung eines digitalen Prozesses zu beginnen, der es jedem in Ihrem Unternehmen erm枚glicht, die neuesten Aktualisierungen zu seinen Aufgaben 眉ber seinen Laptop oder sein mobiles Ger盲t zu kommunizieren.

Nat眉rlich ist die digitale Transformation Ihres Unternehmens ein langer und harter Weg. Daher ist es immer ratsam, einen Experten an Bord zu holen, der Erfahrung mit der Implementierung hat. Nur dann k枚nnen Sie sicher sein, dass Sie Fehler vermeiden und auf dem richtigen Weg sind.