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Was ist eine vorausschauende Planung?

Bauprojekte sind immer mit einem hohen Verwaltungsaufwand und verschiedenen Aufgaben verbunden, die untrennbar miteinander verkn眉pft sind. Selbst die geringste Verz枚gerung einer einzigen Aktivit盲t kann dazu f眉hren, dass Subunternehmer Wochen auf der Baustelle verbringen, ohne die ihnen zugewiesenen Arbeiten abschlie脽en zu k枚nnen.

Es braucht nicht viel, um zu verstehen, dass so schnell das Projektbudget 眉berschritten wird und ernsthafte Konflikte zwischen den Stakeholdern entstehen k枚nnen.

Hier zeigt sich, wie wichtig es ist, dass Sie Ihre 3- bis 6-Wochen-Planung termin- und budgetgerecht abschlie脽en, ohne dass Probleme auftreten. Mithilfe dieser vorausschauenden Planung kann ein Projektmanager alle Projektaufgaben und -ziele f眉r die n盲chsten 3 bis 6 Wochen planen.

Die 3- bis 6-Wochen-Planung ist eines der wichtigsten Tools, das bei der w枚chentlichen Fortschrittsberichterstattung verwendet wird. In diesem Sinne sollte die vorausschauende Planung als wesentlicher Bestandteil des Masterplans angesehen werden.

Ohne diese h盲tte das Projektteam keinen klaren 脺berblick dar眉ber, was bestellt, was angefordert und was anschlie脽end geliefert und/oder 眉berpr眉ft werden muss. All dies sind entscheidende Elemente, die f眉r den Erfolg eines Bauprojekts ausschlaggebend sind und einen datengest眉tzten Plan erfordern.

Die eigentliche Herausforderung liegt darin, dass die verschiedenen Aufgaben und Elemente richtig miteinander verkn眉pft werden m眉ssen und der Status dieser Verkn眉pfung st盲ndig, idealerweise in Echtzeit, aktualisiert werden muss. Andernfalls kann es schnell zu Unterbrechungen und schwerwiegenden Produktivit盲tseinschr盲nkungen kommen, die zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten f眉hren k枚nnen.

Mehr erfahren: Vorausschauende Planung: Verf眉gen Sie 眉ber die richtigen Tools, um auf Kurs zu bleiben?

Dar眉ber hinaus l枚st diese Planung nat眉rlich eine Reihe von Qualit盲tskontrollen aus. So k枚nnen Nichtkonformit盲ten erkannt und entsprechende Ma脽nahmen zur Behebung eingeleitet werden. Dabei sollte jede Aktion als ein eigenst盲ndiger Arbeitsablauf gesehen werden.聽

Die vorausschauende Planung spielt also w盲hrend des gesamten Bauprozesses, von Anfang bis Ende, eine sehr wichtige Rolle. Es ist sinnvoll, die wichtigsten Herausforderungen, denen Sie sich stellen m眉ssen, zu identifizieren und funktionelle L枚sungen zu finden, mit denen sie gel枚st werden k枚nnen.

3- bis 6-Wochen-Planung: Die Schwachstellen

Es wird schnell deutlich, dass sich alles um Echtzeit-Kommunikation und nahtlose Zusammenarbeit dreht. Das ist Ihre Basis, auf der Sie Ihr gesamtes Projekt aufbauen und schlie脽lich Ihren Masterplan umsetzen k枚nnen.

Zusammenfassend finden Sie im Folgenden die wichtigsten Schwachstellen, die Sie beachten m眉ssen, um die 3- bis 6-Wochen-Planung Ihres Projekts zu sch眉tzen.

Fragmentierte Kommunikation

Isoliert zu arbeiten kann Ihr Projekt auf einen gef盲hrlichen Weg f眉hren. Wenn jedes Team seine eigenen Tools zur Datenerhebung und Berichterstattung einsetzt, wird es fast unm枚glich, Ihre kurzfristige Planung termin- und budgetgerecht umzusetzen.

Wenn wir dann noch ber眉cksichtigen, dass viele Bauunternehmen immer noch mit Stift und Papier an manuellen Prozessen arbeiten, wird deutlich, dass die Notwendigkeit einer Plattform, die speziell f眉r die Baubranche entwickelt wurde und alle Beteiligten in Echtzeit 眉ber Updates informiert, enorm ist.

Eine zentralisierte Plattform kann genau dieses Problem l枚sen, indem sie den Projektmanagern einen detaillierten 脺berblick 眉ber die kurz- und langfristige Planung verschafft. Die M枚glichkeit, auf alle Projektdaten zuzugreifen und Ihre neuesten Updates per Mausklick zu kommunizieren, sorgt f眉r einen reibungslosen Kommunikationsfluss, bei dem alle Beteiligten immer auf dem Laufenden gehalten werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre 3- bis 6-Wochen-Planung auf den tats盲chlichen Geschehnissen auf der Baustelle basiert und alle 脛nderungen in Echtzeit auf den Masterplan 眉bertragen werden.聽

Das ist angesichts der engen Verbindung zwischen der vorausschauenden Planung, den Konformit盲tskontrollen und den sich daraus ergebenden Aufgaben 盲u脽erst wichtig.聽

Administrative und psychische Belastung

Viele Arbeiter in der Baubranche verbringen t盲glich fast 40 % ihrer Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Endlose Meetings, lange Telefonate und die t盲gliche Flut an E-Mails: Das spiegelt die Arbeit der Verantwortlichen f眉r die kurzfristige Planung, ohne standardisierte Prozesse f眉r den Austausch von Daten und Informationen, wider.

Das ist ein Ansatz, der nicht effektiv genug ist und psychischen und administrativen Stress mit sich bringt. Der Versuch, alle Parteien des Projekts st盲ndig auf dem Laufenden zu halten, w盲hrend sie sich mit einer Reihe von verschiedenen Tools herumschlagen, kann chaotisch werden.

Projektmanager m眉ssen auf der Baustelle nach Nichtkonformit盲ten suchen und diese mit Stift und Papier erfassen. Einige davon k枚nnen sich m枚glicherweise auf den Zeitplan auswirken und andere wiederum h盲ngen mit Qualit盲tsproblemen zusammen, die den Subunternehmern gemeldet werden m眉ssen. Gleichzeitig muss eine Reihe von Checklisten genau ausgef眉llt werden.

All diese wertvollen Informationen im Kopf zu behalten und auf losen Zetteln zu notieren, w盲hrend sie versuchen, die neueste Version des Plans an alle Beteiligten zu kommunizieren, kann die Projektmanager schnell 眉berfordern. Tools wie WhatsApp und Excel sind wiederum auch nicht f眉r diese Art von Aufgabe geeignet, da sie keine Verkn眉pfung zum Masterplan herstellen k枚nnen. Als Ergebnis gehen die Projektmanager im 眉berw盲ltigenden Meer kontextloser Informationen unter.聽

Ein branchenspezifisches Tool kann hier den entscheidenden Unterschied machen. Der 脺bergang von Stift, Papier und Excel zu einem kollaborativen Daten-脰kosystem steigert die Effizienz und hilft den Projektmanagern bei der Strukturierung ihrer Strategie.

Die falschen Tools

Es ist bekannt, dass in der Bauindustrie viele digitale Tools verwendet werden, die nicht speziell f眉r die Branche entwickelt wurden. Dadurch entstehen viele kostspielige Probleme, die mit einem branchenspezifischen Tool ganz einfach h盲tten vermieden werden k枚nnen.聽

Je mehr verschiedene Tools f眉r ein Bauprojekt verwendet werden, desto un眉bersichtlicher wird es. Die Teams arbeiten und kommunizieren isoliert, wodurch wichtige Informationen untergehen. Das kann den Fortschritt Ihrer vorausschauenden Planung behindern und f眉r Verwirrung sorgen.

Genau aus diesem Grund ist ein neuer, branchenspezifischer Ansatz erforderlich. Dieser sollte es den Projektteams erm枚glichen, alle Daten auf einer zentralisierten Plattform zu sammeln, zu speichern und zu kommunizieren, damit alle jederzeit Zugriff auf die neueste Version des Plans haben.

So k枚nnen die Projektmanager vorausschauend planen und die Abfolge der Aufgaben schnell den 脛nderungen anpassen. Das kann ein echter Lebensretter sein, da den richtigen Aufgaben und den damit einhergehenden Inspektionen, Priorit盲t einger盲umt wird. Dar眉ber hinaus k枚nnen Sie so auch Materialbestellungen effizienter verwalten und zus盲tzliche Kosten sparen.

Letztlich kann die Aufschl眉sselung des Masterplans in umsetzbare und zugewiesene Aufgaben unter Verwendung einer einzigen Informationsquelle den bedeutenden Unterschied machen und Transparenz w盲hrend des gesamten Projekts f枚rdern.

Kultur der Schuldzuweisung

Gegenseitige Schuldzuweisungen kommen bei Bauprojekten leider immer noch h盲ufig vor. Das mangelnde Vertrauen in vertragliche Beziehungen ist hierbei besonders nachteilig f眉r die Branche und beeinflusst die Entwicklung der Projekte.

Dieser Mangel an Verantwortlichkeit spiegelt sich auch in der Art und Weise wider, wie die Supply Chain die kurz- und langfristige Planung eines Bauprojekts handhabt. Wenn verschiedene Teams an veralteten Pl盲nen arbeiten, kann es aufgrund der schlechten Kommunikation zu ernsthaften Problemen kommen.

Die Teams versuchen also, die Verantwortung von sich abzuweisen, wodurch eine starke Kultur der Schuldzuweisung entsteht. So wird Ihre kurzfristige Planung verz枚gert und infolgedessen der Fortschritt des Masterplans behindert.

Auch hier kann der Einsatz einer zentralisierten digitalen Plattform, die als objektive dritte Partei fungiert, die L枚sung sein. Wenn wirklich alle Daten auf der Plattform gespeichert werden, ist es ein Kinderspiel herauszufinden, was wirklich passiert ist und vor allem, wer verantwortlich ist. Ein solcher Ansatz kann schrittweise das Vertrauen in die gesamte Supply Chain wiederherstellen und die Produktivit盲t steigern.

Termingerechter Abschluss Ihrer 3- bis 6-Wochen-Planung

Es ist nicht einfach, sicherzustellen, dass Ihre kurzfristige Bauplanung p眉nktlich abgeschlossen wird, ohne die Entwicklung des Masterplans zu beeintr盲chtigen. Mit anderen Worten: Sie m眉ssen Ihre manuellen und st盲ndig veralteten Tabellen und Formulare digitalisieren und Ihren Plan f眉r alle Parteien verf眉gbar machen.聽

Im Folgenden finden Sie die f眉nf Schritte zu einer intelligenten 3- bis 6-Wochen-Planung.

1. Aufgabenbasierte Kommunikation auf einer zentralisierten Plattform

W盲hrend des Bauprojekts dreht sich die gesamte Kommunikation um die Aufgaben. Bei 果冻传媒 verstehen wir das sehr gut und versuchen, diesen Ansatz durch unsere Plattform zu unterst眉tzen. Jedes Update, jeder Kommentar und jede Dokumentation muss aufgabenbezogen und in perfekter Synchronisation mit dem Masterplan erfolgen. Auf diese Weise verlieren Sie keine Zeit mehr mit langen E-Mail-Unterhaltungen, endlosen Telefonaten und der Suche nach den richtigen Dokumenten und Informationen in verschiedenen Tools und Archiven. Es wird sichergestellt, dass die gesamte Zusammenarbeit zentralisiert bleibt.

2. Ihren Bauplan mit Echtzeit-Updates zum Leben erwecken聽

Unabh盲ngig davon, ob Sie Tools von Drittanbietern verwenden oder sich f眉r 果冻传媒 entscheiden, sollte Ihre Bauprojektmanagement-Software in der Lage sein, Ihren Plan zum Leben zu erwecken. Alle Aktivit盲ten und Vorf盲lle auf der Baustelle sollten sofort auf dem Masterplan sichtbar sein.

Bei 果冻传媒 beispielsweise aktualisieren die Baustellenmitarbeiter den Projektplan in Echtzeit 眉ber ihr Smartphone oder Tablet. So werden Missverst盲ndnisse, unn枚tige Telefonate und Frust vermieden, denn Ihre Mitarbeiter nehmen die Updates f眉r Sie vor.

3. Lean Planning und der Masterplan

Die Verkn眉pfung zwischen Lean Planning und Ihrem Masterplan kann den Weg f眉r ein erfolgreiches Bauprojekt ebnen. Insbesondere sollten Sie eine bauspezifische digitale Plattform w盲hlen, die es Ihnen erm枚glicht, einen 3- bis 6-Wochen-Auszug des Masterplans zu erstellen, um hier alle Details zu sammeln, die f眉r die Verwaltung der t盲glichen Baustellenaktivit盲ten erforderlich sind. Sobald Aufgaben abgeschlossen oder modifiziert sind, erscheinen sie sofort auf dem Masterplan, was eine intelligentere Entscheidungsfindung erm枚glicht.

4. Compliance-Prozesse automatisieren

Aktivieren Sie automatische aufgabenbasierte Compliance-Follow-ups. W盲hlen Sie ein Tool, das Ihr Compliance-Management unterst眉tzt, um sicherzustellen, dass bei Erreichung eines Meilensteins (d. h. wenn eine Aufgabe oder eine Gruppe von Aufgaben abgeschlossen wurde) sofort eine Qualit盲tskontrolle ausgel枚st und der Inspekteur benachrichtigt wird, dass die Folgekontrolle durchgef眉hrt werden kann. Da alle Informationen aktuell, mit dem Masterplan verkn眉pft und in einem Tool zusammengefasst sind, k枚nnen Sie sofort erkennen, wann und wo Probleme auftreten, wer verantwortlich ist und welchen Status sie haben.

5. Integriertes Material- und Ressourcenmanagement

Oft werden Baumaterialien zur falschen Zeit und am falschen Ort geliefert. Sie ben枚tigen also eine digitale Plattform, die es Ihnen erm枚glicht, Materiallieferungen gem盲脽 Ihres Arbeitsplans zu planen. Dadurch erhalten Sie einen klaren 脺berblick dar眉ber, was wann bestellt werden muss, und es wird sichergestellt, dass keine Materialien verloren geht.

Ein branchenspezifisches Tool kann Ihre Teams vernetzen und Ihre Prozesse digitalisieren

Eine betr盲chtliche Investition von Ressourcen und viel Arbeit sind erforderlich, um in der Baubranche gute Ergebnisse zu erzielen. Aus diesem Grund ben枚tigen Sie eine Plattform, die speziell f眉r den Bau entwickelt wurde, benutzerfreundlich und einfach zu implementieren ist. So k枚nnen die digitale Akzeptanz verbessert und das Onboarding aller Beteiligten (z. B. Subunternehmer) vereinfacht werden.

Alle Projektteams miteinander zu vernetzen ist einer der wichtigsten Aspekte, um eine erfolgreiche Durchf眉hrung Ihrer Projekte zu gew盲hrleisten. Au脽erdem ist dies auch der erste Schritt zur Standardisierung Ihrer Systeme und Prozesse.

Bei den meisten Bauprojekten sind 80 % der Prozesse immer die Gleichen, was den Projektmanagern eine ausgezeichnete M枚glichkeit bietet, alle Aktivit盲ten zu kontrollieren, indem Prozesse aus fr眉heren Projekten auf aktuelle Arbeitsabl盲ufe angewandt werden.聽

Die F盲higkeit, alle Ihre Prozesse im Detail zu definieren, wird nach und nach eine engere Verbindung zwischen Ihren Teams schaffen, da jeder genau wei脽, was von ihm erwartet und mit den richtigen Tools ausgestattet wird, um kritische Informationen in Echtzeit zu kommunizieren.

Warum ist eine branchenspezifische digitale L枚sung also so wichtig? Der Grund daf眉r ist einfach: Denn sowohl Sie als Projektmanager als auch Ihre Teams sollten immer in der Lage sein, einen klaren 脺berblick 眉ber die Abh盲ngigkeiten zwischen dem Masterplan und dem 3- bis 6-Wochen-Plan zu haben.

Jedes Update, das auf Ihrem Smartphone oder Tablet erscheint, sollte automatisch mit Ihrer kurz- und langfristigen Planung verkn眉pft werden, damit Sie schneller fundierte Entscheidungen treffen k枚nnen. Das gilt auch f眉r Ihre Teams. Sie k枚nnen die Auswirkungen der neuesten Daten selber auf dem Plan erkennen und k枚nnen entsprechend selbstst盲ndig handeln, ohne Sie kontaktieren zu m眉ssen.

Die n盲chste gro脽e Aufgabe f眉r die Branche besteht also darin, die kulturellen Triebkr盲fte zu finden, die eine neue Art des Arbeitens und Kommunizierens in der Baubranche erm枚glichen. So k枚nnen Stakeholder sicherstellen, dass ihre 3- bis 6-Wochen-Planung termingerecht abgeschlossen wird, ohne den Masterplan des Projekts zu beeintr盲chtigen.